2uandtrilogy.com

Op zoek naar tips om een ​​Excel-professional te worden?

Niemand kan het belang ontkennen om Excel goed onder de knie te krijgen op kantoor.

Zowel beginners als ervaren gebruikers kennen echter niet noodzakelijk alle handige tips.

Dus hier is 20 tips en trucs om van u een Microsoft Excel-professional te maken:

1. Eén klik om alles te selecteren

Mogelijk weet u hoe u alle cellen kunt selecteren met de sneltoets Control (Ctrl) + A op uw toetsenbord.

Maar niet veel gebruikers weten dat met slechts één klik op de hoekknop, zoals hieronder weergegeven, alle gegevens direct worden geselecteerd.

2. Open meerdere bestanden tegelijk

Wanneer je meerdere bestanden tegelijk moet gebruiken, in plaats van ze één voor één te openen, is er een truc om ze allemaal met 1 klik te openen.

Selecteer de bestanden die u wilt openen en druk op de Enter-toets. Alle bestanden worden tegelijkertijd geopend.

3. Schakel tussen meerdere Excel-bestanden

Als je meerdere spreadsheets open hebt staan, is het niet erg handig om daartussen te schakelen.

En als u de pech heeft het verkeerde bestand te gebruiken, kunt u uw hele project in gevaar brengen.

Gebruik de sneltoets Ctrl + Tab om gemakkelijk tussen bestanden te schakelen.

4. Voeg een nieuwe snelkoppeling toe aan het menu

Standaard zijn er 3 snelkoppelingen in het bovenste menu die Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw zijn.

Maar als u meer snelkoppelingen wilt gebruiken, zoals Kopiëren en Plakken bijvoorbeeld, kunt u deze op deze manier toevoegen:

Bestand -> Opties -> Werkbalk -> Snelle toegang en voeg Knippen en Plakken toe van de linker naar de rechterkolom en sla op.

U ziet dan 2 snelkoppelingen toegevoegd in het bovenste menu.

5. Voeg een diagonale lijn toe aan een cel

Wanneer u bijvoorbeeld een lijst met klantadressen maakt, moet u mogelijk een diagonale scheidingslijn maken in de 1e cel.

Dit is handig om onderscheid te maken tussen kolom- en rijgegevens. Maar hoe doe je dat?

Klik met de rechtermuisknop op de cel, klik vervolgens op Cellen, randen opmaken en tenslotte op de knop rechtsonder (diagonaal naar beneden) en valideer.

6. Voeg meerdere kolommen of rijen tegelijk toe

Je weet vast wel hoe je een nieuwe rij of een nieuwe kolom moet toevoegen.

Maar deze methode verspilt veel tijd. Omdat je de bewerking zo vaak moet herhalen als je kolommen of rijen hebt om toe te voegen.

De beste oplossing is om meerdere kolommen of meerdere rijen te selecteren, vervolgens met de rechtermuisknop op de selectie te klikken en "Invoegen" te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

De nieuwe rijen worden dan ingevoegd boven de rij of links van de eerst geselecteerde kolom.

7. Verplaats snel gegevens uit meerdere cellen

Als u een kolom met gegevens in een werkblad wilt verplaatsen, is de snelste manier om de kolom te kiezen en vervolgens uw aanwijzer over de rand van de kolom te plaatsen.

En wanneer het verandert in een pictogram in de vorm van gekruiste pijlen, klikt u erop en drukt u op om de kolom vrij te verplaatsen waar u maar wilt.

Wat als u de gegevens ook moet kopiëren? Druk gewoon op de Control-toets (Ctrl) voordat u de kolom verplaatst. De nieuwe kolom kopieert alle geselecteerde gegevens.

8. Verwijder snel lege cellen

Bij het invullen van gegevens voor werk ontbreken soms gegevens. Hierdoor blijven sommige cellen leeg.

Als u die lege cellen moet verwijderen om uw berekeningen correct te houden, vooral wanneer u het gemiddelde neemt, is de snelste manier om alle lege cellen eruit te filteren en ze met 1 klik te verwijderen.

Kies de kolom die u wilt filteren en klik vervolgens op Gegevens en filter. Klik op Deselecteren en kies de laatste optie met de naam Lege cellen.

Alle lege cellen zijn dus geselecteerd. Je hoeft ze alleen maar te verwijderen om ze te laten verdwijnen.

9. Hoe een ruwe zoekopdracht uit te voeren?

U weet misschien hoe u Snel zoeken inschakelt met de sneltoets Ctrl + F.

Maar wist je dat het mogelijk is om met de symbolen grof te zoeken? (vraagteken) en * (sterretje)?

Deze symbolen worden gebruikt als u niet zeker weet naar welke resultaten u op zoek bent. Het vraagteken moet worden gebruikt om een ​​enkel teken te vervangen en de asterisk voor een of meer tekens.

En als u zich afvraagt ​​hoe u naar een vraagteken of een sterretje moet zoeken, voeg dan het Wave-symbool ~ ervoor toe, zoals hieronder.

10. Hoe unieke waarden uit een kolom te extraheren

Heb je ooit een array gehad waarbij je de unieke waarden uit een kolom wilde halen?

U bent waarschijnlijk bekend met de filterfunctie van Excel, maar niet veel mensen gebruiken het geavanceerde filter.

Het is echter handig om unieke waarden uit een kolom te extraheren. Klik op de betreffende kolom en ga vervolgens naar Data -> Geavanceerd. Er verschijnt een pop-up.

Klik in deze pop-up op Kopiëren naar een andere locatie. Kies vervolgens waar u de unieke waarden wilt kopiëren door het veld Kopiëren naar in te vullen. Om dit veld in te vullen, kunt u direct op het door u gekozen gebied klikken. Dit vermijdt het typen van nauwkeurige waarden.

Het enige wat u hoeft te doen is het vakje Extractie zonder duplicaat aan te vinken en op OK te klikken. De unieke waarden worden dan gekopieerd naar de door u opgegeven kolom en kunnen zo worden vergeleken met de gegevens in de startkolom.

Om deze reden is het aan te raden om de unieke waarden naar een nieuwe locatie te kopiëren.

11. Beperk de ingevoerde gegevens met de gegevensvalidatiefunctie

Om de gegevensconsistentie te behouden, moet u soms de waarden beperken die gebruikers in een cel kunnen invoeren.

In het onderstaande voorbeeld moet de leeftijd van mensen een geheel getal zijn. En iedereen die aan deze enquête deelneemt, moet tussen de 18 en 60 jaar oud zijn.

Om ervoor te zorgen dat deelnemers buiten deze leeftijdsgroep geen gegevens invoeren, gaat u naar Gegevens -> Gegevensvalidatie en voegt u de validatiecriteria toe.

Klik vervolgens op het tabblad Bericht invoeren en voer een bericht in zoals dit "Gebruik een geheel getal om uw leeftijd aan te geven. De leeftijd moet tussen 18 en 60 jaar oud zijn."

Gebruikers krijgen dit bericht dus als ze met de muis over de betreffende cellen gaan en krijgen een waarschuwingsbericht als de ingevoerde leeftijd buiten dit leeftijdsbereik valt.

12. Snelle navigatie met Ctrl + pijlknop

Wanneer u op Ctrl + een willekeurige pijltoets op het toetsenbord klikt, kunt u in een oogwenk naar de 4 hoeken van het werkblad gaan.

Als u naar de laatste rij met uw gegevens wilt gaan, klikt u op Ctrl + pijl-omlaag.

13. Transformeer een rij in een kolom

Wilt u uw gegevens in kolommen bekijken terwijl deze online is?

U hoeft niet al uw gegevens opnieuw in te typen. Hier is hoe het te doen.

Kopieer het gebied dat u in een kolom wilt veranderen. Plaats vervolgens de cursor op de cel van de rij waar de gegevens moeten worden geplaatst.

Bewerken en dan speciaal plakken. Vink het vakje Getransponeerd aan en klik op OK. Daar heb je het, je gegevens worden nu in een kolom weergegeven.

Merk op dat deze truc ook werkt om een ​​kolom in een rij te veranderen.

14. Verberg gegevens zorgvuldig

Bijna alle Excel-gebruikers weten hoe ze gegevens kunnen verbergen door met de rechtermuisknop te klikken en Verbergen te kiezen.

Maar de zorg is dat het gemakkelijk te zien is als je weinig gegevens in de spreadsheet hebt.

De beste en gemakkelijkste manier om gegevens netjes te verbergen, is door een speciaal celformaat te gebruiken.

Om dit te doen, kiest u het gebied dat u wilt maskeren en klikt u vervolgens met de rechtermuisknop om Cellen opmaken te kiezen.

Kies Aangepast en plaats de cursor in Type. Typ de code ";;;" zonder citaten. Druk op OK. De inhoud van de cel is nu onzichtbaar.

Deze gegevens zijn alleen zichtbaar in het voorbeeldgebied naast de functieknop.

15. Combineer de inhoud van meerdere cellen tot 1 enkele

U hoeft geen ingewikkelde formules te gebruiken om de inhoud van meerdere cellen te combineren. Zolang u weet hoe u het &-symbool moet gebruiken, hoeft u zich geen zorgen te maken.

Hieronder staan ​​4 kolommen met elk een andere tekst. Maar hoe combineer je ze tot 1?

Selecteer een cel waarin u het resultaat wilt weergeven. Gebruik dan de formule met de & zoals hieronder getoond op de screenshot.

Typ ten slotte Enter zodat alle inhoud van A2, B2, C2 en D2 wordt gecombineerd in 1 enkele cel, wat LizaUSA25 @ oplevert.

16. Wijzigen van kleine letters naar hoofdletters

Wilt u overschakelen van kleine letters naar hoofdletters? Hier is een eenvoudige formule om het te doen.

Typ in het functieveld gewoon CAPITAL zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

En om hoofdletters in kleine letters te veranderen, typt u SMALL. Als u tot slot alleen een hoofdletter op de eerste letter wilt plaatsen, typt u NOMPROPRE.

17. Hoe u een waarde invoert die begint met 0

Wanneer een waarde begint met het getal nul, verwijdert Excel de nul automatisch.

Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door een apostrof toe te voegen voor de eerste nul, zoals hieronder weergegeven.

18. Versnel het invoeren van ingewikkelde termen met autocorrectie

Als u ingewikkelde tekst meerdere keren moet typen om te typen, kunt u dit het beste doen door de AutoCorrectie-functie te gebruiken.

Deze functie zal uw tekst automatisch vervangen door de juiste tekst.

Neem bijvoorbeeld École Polytechnique, dat kan worden vervangen door een eenvoudiger woord om te typen, zoals Poly. Zodra de functie is geactiveerd, wordt deze elke keer dat u Poly typt gecorrigeerd in École Polytechnique.

Handig, niet? Om deze functie te activeren, ga naar Bestand -> Opties -> Verificatie -> Automatische correctie. Vul vervolgens de tekst in die u wilt vervangen door de juiste tekst zoals hieronder weergegeven:

19. Eén klik om automatische berekeningen te krijgen

De meeste mensen weten dat interessante informatie zoals Gemiddelde en Som gemakkelijk kan worden verkregen door naar de statusbalk rechtsonder te kijken.

Maar wist u dat u met de rechtermuisknop op deze balk kunt klikken om tal van andere automatische berekeningen te krijgen?

Probeer het eens en je zult zien dat je een keuze hebt.

20. Hernoem een ​​werkblad met dubbelklik

Het heeft verschillende manieren om werkbladen te hernoemen. De meeste mensen klikken er met de rechtermuisknop op en kiezen vervolgens Naam wijzigen.

Maar dat scheelt een hoop tijd. De beste manier om dit te doen, is door te dubbelklikken op het tabblad waarvan u de naam wilt wijzigen en het hier direct te hernoemen.

Alsjeblieft, ik hoop dat je je nu wat meer op je gemak voelt met Excel :-)

Let op: deze voorbeelden zijn gebaseerd op Microsoft Excel 2010, maar zouden ook goed moeten werken op Excel 2007, 2013 of 2016.

Waar kan ik Excel goedkoop kopen?

Wilt u Microsoft Excel goedkoop kopen?

Dus ik raad de Office 365-suite aan die Excel-software bevat. Je vindt het hier voor minder dan 65 €.

Houd er ook rekening mee dat er 100% gratis alternatieven zijn. Ontdek hier ons artikel over dit onderwerp.

Vind je deze truc leuk? Deel het met je vrienden op Facebook.

Ook te ontdekken:

De 5 beste GRATIS software om Microsoft Office Pack te vervangen.

Hoe toetsenbordsymbolen te maken: het geheim eindelijk onthuld.